Funkce

Všechno, co recepční umí — a kde to najdete

Nižší tarif nemá horší recepční ani horší aplikaci, jen míň funkcí. U každé funkce je napsané, ve kterém tarifu je; zamčené vidíte v aplikaci se zámkem a jednou větou, proč by se vám hodila.

Všechny tarify Pro a výš Business

Hovory a vyřizování

Zvedne, co byste zmeškali: Po 15 sekundách zvonění si hovor vezme recepční. Nebo zvedá od prvního zazvonění, když jí dáte vlastní firemní číslo.
Odpovědi a ceny: Otevírací doba, služby, ceník, co děláte a co ne. Recepční to říká vašimi slovy a nikdy si nic nedomýšlí.
Načtení z webu podle oboru: Zadáte adresu webu a recepční si vezme to, na co se ve vašem oboru opravdu volá. E-shop nedostane ceník služeb, ale dopravu, platbu, doručení, vrácení, výdejní místa a kontakt na podporu — ceny zboží se mění, ty bere jen z napojeného e-shopu. Řemeslník dostane výjezd, hodinu práce a kam jezdí, salon služby s délkou, ordinace ordinační hodiny a pojišťovny bez cen.
Paměť volajícího: Kdo už volal, toho recepční pozná podle čísla: „Dobrý den, pane Nováku, voláte kvůli té Octavii?" Číslo ale není totožnost — řekne jen jméno a téma, a jen když si je jistá. Podrobnosti z minula, termíny ani vaše poznámky cizímu člověku na stejném čísle neprozradí. Číslo, které požádalo o výmaz, si nepamatuje.
Karta volajícího: Z hovoru, ze seznamu, z Dnes i z živého hovoru otevřete kartu čísla: jméno, kolikrát volal, poslední hovory s výsledkem, co na něj čeká a jaké má termíny. Přidáte vlastní poznámku („VIP", „platí pozdě") — vidí ji jen vaše firma, recepční ji nikdy neřekne.
Nálada a naléhavost hovoru: U každého hovoru recepční zapíše, jestli volající spěchal nebo hlásil havárii a jestli byl spokojený, nebo naštvaný. „Potřebuje vás" podle toho řadí: havárie nahoře, pak co spěchá, pak ostatní od nejnovějšího. Spěch, havárii i rozladěného nebo naštvaného zákazníka označí ikonou se slovem. Push to řekne hned v titulku („Havárie: Martin Beneš") — havárii a naštvaného zákazníka i u hovoru, který recepční vyřídila sama.
Vzkazy a shrnutí: Co nemá jak vyřídit, zapíše. Shrnutí dorazí hned po hovoru, i s tím, co od vás volající potřebuje.
SMS po hovoru: Tři zprávy, každá s vlastní šablonou: potvrzení objednávky, „zavoláme vám" a zmeškaný hovor. Jméno, službu a termín doplní z hovoru; co nezjistila, vynechá i s čárkou vedle.
Přepojení na kolegu: Když volající potřebuje člověka, recepční vytočí číslo, které jste jí dali. Kolegovi nejdřív šeptem řekne, kdo volá a co chce, a teprve pak je spojí. Když nezvedne, slíbí zpětné zavolání.
Nahrávka, přepis a hodnocení: Každý hovor má kartu: shrnutí, přehrávač, přepis a dvě tlačítka — zvládla dobře / nezvládla. Nahrávat se začne až po pozdravu, který volajícímu řekne, že se hovor nahrává; přepojená část hovoru se nenahrává.
Oprava po špatném hodnocení: Po palci dolů se recepční zeptá, co měla říct. Napíšete jednu větu, uloží se mezi Odpovědi a od dalšího hovoru to říká takhle — není to zvláštní nastavení navíc. „Zpět" vrátí přesně původní znění. Operátor opravu jen navrhne; platit začne, až ji majitel nebo vedoucí potvrdí.
Ani při výpadku hovor neztichne: Když zlobí rozpoznávání řeči, hlas nebo odpovědi, recepční se omluví a přepojí na kolegu. Když není kam, vezme po pípnutí vzkaz — pípnutí se negeneruje hlasem, takže přežije i výpadek hlasu. A když nejde ani to, slíbí zavolání zpět a nechá vám úkol. Na Dnes pak stojí jednou větou, kolika hovorů se to týkalo a jak dopadly.
Hledání napříč hovory: Podle jména, čísla i slova, které v hovoru padlo. Kliknutím na řádek přepisu skočí nahrávka na to místo.
Naléhavá slova: Řeknete, co je u vás urgentní. Když to padne, recepční přestane vyřizovat a shání člověka: zazvoní vám, dá to na začátek seznamu, nebo — v tarifu Business — pošle do fronty.
Objednávky do kalendáře: Nabídne čas, kdy nic nemáte, domluví ho a zapíše do kalendáře v aplikaci jako návrh k potvrzení. Vy potvrdíte, nebo posunete. Když z hovoru nevyplyne přesná hodina, nechá vám úkol místo vymyšleného času.
Tři jazyky hovoru: Česky, anglicky a německy. Jazyk aplikace a jazyk recepční jsou dvě nezávislé věci.

Kalendář

Den, týden, měsíc: Objednávky od recepční i vaše vlastní termíny v jednom kalendáři. Měsíc ukáže, kolik toho který den je; ťuknutí otevře den. Vlastní termín přidáte i bez hovoru.
Návrh, ne slib: Co recepční domluví, je návrh k potvrzení. Potvrdíte, nebo zrušíte — zrušený termín se nemaže a jde vrátit, a hovor na něj dál ukazuje.
Zrcadlení do Google Kalendáře: Volitelné. Co vznikne v Upcallu, objeví se ve vašem Google Kalendáři; co v něm už máte, recepční vidí jako obsazené a nenabídne to. Zatím jedním směrem — úprava přímo v Googlu se zpátky nepropisuje.

Živý hovor

Přepis, jak hovor běží: Celá obrazovka v tmavém tématu, aby se dala číst za jízdy i v dílně. Na webu je to dok vpravo, u kterého se dá dál pracovat.
Banner příchozího hovoru: Ještě než recepční zvedne, vidíte, kdo volá — i s tím, co jste spolu řešili minule. Stálý klient se nemusí představovat podruhé.
Napovědět recepční: Napíšete recepční pokyn uprostřed hovoru. Volající to neslyší.
Převzít hovor: Hovor je váš jedním tlačítkem. Všechno, co do té chvíle padlo, zůstane zapsané.
Jen poslouchat: Připojíte se potichu a mluvíte, jen když chcete.
Přepojit s poznámkou: Z běžícího hovoru ho pošlete do fronty nebo na konkrétního člověka — rovnou, nebo se nejdřív potichu domluvit, volající zatím slyší hudbu. K hovoru připojíte poznámku pro kolegu.

Co recepční ví a jak zní

Přečte si váš web: Dáte odkaz, ona vytáhne základ a vy rozhodnete, co si nechá. Kdykoli může přečíst znovu.
Chybějící odpovědi nahoře: Otázky, na které neuměla odpovědět, jsou první v seznamu — i s tím, kolikrát se na ně lidé ptali.
Diktování změn: „Ve středu máme zavřeno, nabízej čtvrtek." Řeknete to normální větou a od dalšího hovoru to platí.
Hlas, tempo a uvítání: Hlas pro každý jazyk zvlášť, tempo řeči a první věta hovoru. Ukázku si pustíte, než to nasadíte.
Prémiový hlas: Hlas, který zní nejvíc jako člověk a mluví po kouscích, takže první slovo zazní dřív, než je věta hotová. Sám se nikdy nezapne — vyberete si ho v seznamu hlasů, kde je označený slovy „Prémiový hlas“, a ukázku si pustíte předem. Minuty se s ním počítají stejně jako s ostatními hlasy. Zvuk pro něj vyrábí další zpracovatel, ElevenLabs; najdete ho v ochraně osobních údajů.
Slovník výslovnosti: Píše se Kodiaq, říká se koďak. Značky, ulice, modely — všechno, co se píše jinak, než se říká.
Přizná, že je AI: Jedna věta na začátku hovoru. Zapnout, vypnout — v některých zemích to zákon vyžaduje a důvěře to stejně pomáhá.
Doporučení z provozu: Návrhy z vašich hovorů, ne ze šablony. Každý má důvod a jednu akci: udělej to, nebo teď ne.

Ústředna, fronty a tým

Podrobně na stránce Virtuální ústředna

Rozcestník hlasem: Místo „stiskněte jedničku" recepční z první věty volajícího pozná, do které fronty nebo komu hovor patří. Rozhoduje podle krátkého popisu „co řeší" u front a lidí. Když si není jistá, jednou se zeptá; kdo zrovna není k dispozici, za toho vezme vzkaz.
Plán hovoru z popisu: Napíšete, jak to u vás chodí, jako byste to vysvětlovali nové kolegyni. Recepční navrhne kroky jen z front a lidí, které opravdu máte, a řekne, co vynechala. Uloží se, až ho použijete.
Průchod hovoru: Kroky, které se dají přetáhnout: recepční, zpráva, rozcestník, fronta, konkrétní člověk, můj mobil, vzkaz. Každý krok má vlastní čas platnosti.
Varianty a plánované změny: Pracovní doba, mimo dobu a svátky. Vánoce, školení nebo dovolenou naplánujete dopředu.
Simulátor průchodu: Pustíte zkušebního volajícího a uvidíte, kde hovor skončí — dřív, než to zjistí zákazník.
Historie verzí: Každá změna je verze. Návrat na dřívější stav je jedno kliknutí.
Fronty: Tři strategie zvonění, VIP mimo pořadí a živý stav: kdo čeká, kolik lidí je online, nejdelší čekání.
Tým, role a přítomnost: Majitel, vedoucí, operátor. U každého klapka, fronty a stav — na hovoru, online, pauza, nezvedá, odhlášen. Majitel je jeden a nejde ho odebrat ani mu roli změnit.
Pozvánky do týmu: Kolegu pozvete e-mailem a rovnou mu dáte roli. Odkaz platí sedm dní a patří jen té adrese — přeposlaný cizí účet nepřipojí. Přijetím se zároveň ověří e-mail. Čekající pozvánky vidíte v seznamu i s datem platnosti a jedním ťuknutím je zrušíte.
Přiřazení hovoru kolegovi: Hovor předáte konkrétnímu člověku i s poznámkou. Otevřené úkoly k hovoru přejdou na něj, a když žádný nebyl, vznikne „Zavolat zpět". Operátor si smí vzít nepřiřazený hovor a předat dál ten svůj, cizí nepřepíše. Filtr „Přiřazené mně" ukáže jen to vaše.
Softphone a klapky: Volání i přijímání hovorů přímo v aplikaci — na webu i v telefonu, přes data. Klapky kolegů, přepojení, podržení a poslech živého hovoru.
Zavolej mi a spoj: Ťuknete na číslo v aplikaci, ústředna vám zavolá na mobil a po zvednutí vás s ním spojí.
Ať zavolá recepční: U úkolu „Zavolat zpět“ nebo u hovoru napíšete či nadiktujete, co má zákazníkovi říct. Recepční zavolá z čísla firmy, řekne, že je automatická recepční a že se hovor nahrává, a domluví jen to, co jste dovolili — co zákazník chce navíc, nepotvrdí a předá vám. Volá jen na české a slovenské číslo z vašich hovorů, úkolů nebo kalendáře, mezi osmou večer a osmou ráno nevolá a nezvednuté zkusí za hodinu znovu, nejvýš dvakrát. Na kartě vidíte, jak to běží, co se domluvilo, přepis i nahrávku. Denně až 5 zavolání v tarifu Pro a 20 v Business; do minut tarifu se nepočítají.
Kam zvoní předaný hovor: V aplikaci, na mobilu, nebo na obojím — vyhraje první zvednutí.

Data, export a napojení

Přehled provozu: Hovory, uzavřeno bez vás, zmeškané, objednávky, průměrné čekání i délka hovoru — vždy proti minulému období.
Souhrn e-mailem: V pondělí ráno přijde, co recepční za týden zvládla: hovory, kolik z nich mimo otevírací dobu, objednávky, vzkazy, minuty a na co odpověď neměla — s odkazem, kde ji doplnit. Jednou větou i jedna konkrétní rada. Dá se přepnout na měsíčně nebo vypnout.
Mapa vytížení: Kdy to zvoní, po hodinách a dnech. Tmavší znamená víc hovorů.
Mezery ve znalostech: Na co recepční neumí odpovědět, seřazené podle toho, jak často se na to lidé ptají. S tlačítkem doplnit.
Co to stojí: Celkem, na hovor a využité minuty. Kolik minut jste z tarifu vyčerpali, vidíte ve všech tarifech na obrazovce Firma.
Export do CSV: Na webu hromadný výběr hovorů a rozsah 7, 30 nebo 90 dní. Na telefonu 30 dní a export e-mailem.
Objednávky z e-shopu: Recepční přečte stav objednávky, kdy dorazí a co v ní je. Řekne to jen tomu, kdo uvede číslo objednávky a k tomu příjmení nebo e-mail, které k ní sedí; když to nesedí, o objednávce neřekne nic a vezme vzkaz. Adresu, telefon ani ceny nečte nikdy. Napojení je jen pro čtení — zrušení, změnu adresy ani reklamaci nevyřizuje, udělá z toho úkol.
Vaše stavy, vaše věty: Stavy si každý e-shop pojmenoval po svém. Ke každému vyberete jednu z osmi vět, které recepční umí říct; co se říct nedá, nechá na kolegu. Napojení zvládnete za pár minut — klíč z administrace e-shopu a appka vám ukáže, kde přesně ho najdete.
Upgates, Shoptet, Shopify, WooCommerce a BaseLinker: Recepční se napojí na e-shop, ať běží kdekoli. Přes BaseLinker i na Eshop-rychle, FastCentrik, Webnode a tržiště. Napojení je jen pro čtení a klíč u nás leží šifrovaně. Když e-shop zrovna neodpovídá, hovor nespadne — recepční řekne, že to ověří kolega.
Sklad a cena zboží: „Máte skladem dětské kolo?" Recepční se podívá do napojeného e-shopu a řekne, jestli je skladem a kolik stojí — vždy podle e-shopu, nikdy podle webu, protože ceny se mění. U Shopify, WooCommerce a BaseLinkeru; Upgates a Shoptet hledání zboží nemají, tam to ověří kolega.
Integrace: Přepínače, ne projekt. SMS po hovoru ve všech tarifech, Google Kalendář od tarifu Pro, e-shop a API klíče s webhooky v tarifu Business. Co váš tarif nemá, uvidíte se zámkem.
API klíče a webhooky: Hovor začal, skončil, zmeškaný hovor, nová objednávka, přijatá SMS. Se stavem doručování a zkušebním odesláním.

Aplikace a účet

Účet e-mailem, přes Google nebo Apple: Registrace je vlastní obrazovka, ne skrytý odkaz: jméno, e-mail a heslo, nebo jedno ťuknutí přes Google či Apple. Čtrnáct dní a 100 minut zdarma, bez karty. Kdo se přihlásí přes Google nebo Apple k účtu, který už má, dostane ten svůj.
Push „Potřebuje vás": Když hovor nechá něco na vás — zavolat zpět, potvrdit, doplnit odpověď — telefon se ozve s jménem volajícího a shrnutím. Když recepční všechno vyřídila sama, mlčí.
Ranní přehled hlasem: V čase, který si vyberete (výchozí 7:30), přijde upozornění a recepční vám za půl minuty řekne, co se včera stalo, komu zavolat nejdřív a jaké máte dnes termíny. Stejný text si přečtete pod přehrávačem a čísla v něm jsou stejná jako na Dnes. Když včera nikdo nevolal a nic nečeká, ráno vás nebudí. Čas změníte nebo přehled vypnete.
Dnes se obnovuje živě: Recepční zavěsí a hovor je na obrazovce hned, bez tahání dolů a bez obnovování stránky. Na telefonu i na webu.
Průvodkyně: Zeptáte se, jak v aplikaci cokoli udělat, a ona vás navede na správné místo nebo navrhne nastavení podle toho, co firmě ještě chybí. Bez vašeho potvrzení nic nezmění.
Hlasové pokyny: Podržíte mikrofon a řeknete, co se má stát: „Přesuň pana Nováka na čtvrtek v deset a pošli mu SMS", „Zavolej zpátky paní Malé", „Co dnes chtěl ten pán s Octavií?". Na otázku dostanete odpověď hned, i nahlas hlasem vaší recepční. Co mění data nebo píše zákazníkovi, aplikace ukáže jako návrh a provede až po jednom ťuknutí na „Potvrdit" — a jde to vrátit. Na webu stačí podržet Ctrl+J. Co umí váš tarif a vaše role, to umí i hlasem.
Stažení dat a smazání účtu: Hovory s přepisy, kalendář, znalosti a nastavení stáhnete jedním souborem. Účet smažete sami, bez psaní na podporu — natrvalo, i s hovory a nahrávkami. Potvrdíte heslem, ne dialogem „opravdu?".
Mobil, tablet i počítač: Jedna aplikace, dva rámy. Na telefonu palcem, na webu tabulkami, klávesnicí a příkazovou paletou.
Tmavý režim: Aplikace se řídí nastavením vašeho zařízení: když ho máte večer tmavé, ztmavne s ním — na telefonu i na webu. Tmavá není převrácená světlá, ale vlastní paleta, ve které jsou čísla, stavy i tlačítka čitelné stejně dobře.
Platba kartou i převodem: Po zkoušce pokračujete jedním ťuknutím: buď zaplatíte kartou na stránce platební brány, nebo vám přijde faktura e-mailem i s variabilním symbolem a zaplatíte převodem. Číslo karty aplikace nikde nezobrazuje ani neukládá — kartu měníte v portálu brány, kam vede tlačítko „Spravovat platbu".
Tarif a doklady bez psaní na podporu: Tarif změní majitel sám: vyšší platí hned a doplatek do konce období přijde dokladem, nižší od dalšího období. Zrušení platí ke konci zaplaceného období a „Nerušit" ho vezme zpět. Doklady — předplatné, doplatky i minuty navíc — jsou v jednom seznamu s DPH a exportem pro účetní.

Spuštění a soukromí

Zkouška nanečisto: Mluvíte s recepční jako zákazník — hlasem nebo psaním — dřív, než zvedne první skutečný hovor. Odpovídá jen z toho, co jste jí zadali, co neví, přizná, a na konci dostanete shrnutí jako po opravdovém hovoru. Zkoušky se do minut nepočítají. Bez účtu to jde i v prohlížeči.
Zkušební hovor na mobil: Recepční vám zavolá na mobil a ozve se jako vaše firma, dřív než se dotkne vaší skutečné linky. Zkoušky se do minut nepočítají.
Přesměrování jedním ťuknutím: Aplikace otevře váš číselník s hotovým kódem operátora. Zapnout i vypnout trvá stejně dlouho.
Vlastní číslo pro vaši firmu: Necháte si svoje číslo a přesměrujete jen nezvednuté hovory, nebo dostanete vlastní číslo, které patří jen vám a recepční ho zvedá od prvního zazvonění. Než ho operátor zřídí, bere hovory na sdíleném čísle recepční a pozná vás podle mobilu, ze kterého přesměrováváte. Na vlastní číslo přesměrujete, až začne zvonit — dokud nezvoní, nezvedne ho nikdo, a aplikace to říká rovnou.
Čtrnáct dní a 100 minut zdarma, bez karty: Zkouška běží na tarifu, který si vyberete, takže vidíte i to, co má jen Business. Platí, co nastane dřív: 14 dní, nebo 100 minut recepční — počítané stejně jako minuty tarifu. Kolik minut zbývá, vidíte na Dnes. Kartu nikam nezadáváte. Tři dny před koncem, v poslední den a při 80 % a 100 % minut připomeneme v aplikaci i e-mailem.
Když zkouška skončí, linka neztichne: Den po zkoušce recepční ještě zvedá naplno. Potom dál zvedá každý hovor, zapíše vzkaz a slíbí zpětné zavolání — jen ostatní funkce tarifu počkají, dokud nebudete pokračovat. Nic se nemaže: hovory i data dál uvidíte, vyexportujete a smažete. Všechno se přepíná o půlnoci, nikdy uprostřed dne.
Minuty, které nikoho nezastaví: Když vyčerpáte tarif, nic se uprostřed dne nevypne — recepční zvedá dál a minuty navíc se doúčtují. Při 80 % a 100 % přijde upozornění, každé jednou za období. Průběžně vidíte využití, odhad do konce období i každý hovor zaokrouhlený nahoru na celé minuty.
Nahrávání a doba uchování: Nahrávání zapnete nebo vypnete jedním přepínačem; vypnuté znamená, že pozdrav nahrávání nezmíní a nenahrává se. Nahrávky držíme 7, 30, 90 dní nebo rok — výchozí je 30 dní — a starší mažeme automaticky. Přepis a shrnutí zůstávají. Pro volající je vysvětlení na stránce Nahrávání hovorů.

Nejrychlejší způsob, jak to poznat

Nechte si od recepční zavolat na mobil a poslechněte si, co uslyší váš zákazník.

Začít 14 dní a 100 minut zdarma Ceník